Privacy- en cookiebeleid
Bijgewerkt op: 3 oktober 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het gebruik van de website https://www.galar.org, het contact met ons en het reserveren en uitvoeren van diensten is de Stichting „Galar Gdański”, ul. Szafarnia 11/F8, 80-755 Gdańsk, NIP: 9571101331, hierna „Stichting” of „wij” genoemd.
Voor vragen over persoonsgegevens en het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via hello@galar.org of per post naar het adres van de Stichting.
Dit beleid heeft betrekking op de gegevensverwerking door de Stichting. Externe dienstverleners kunnen bepaalde gegevens ook als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken verwerken, in overeenstemming met hun eigen privacybeleid.
2. Welke gegevens verwerken wij?
De omvang van de gegevens hangt af van de manier waarop u gebruikmaakt van onze diensten. Niet bij elk bezoek aan de website hoeft u alle beschreven gegevens in te vullen.
Contactgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van de correspondentie en de informatie in de bijgevoegde bijlagen.
Reserveringen: gegevens van de persoon die reserveert, contactgegevens, gekozen dienst en datum, aantal deelnemers, ticketcategorieën, taal en andere informatie die nodig is voor de afhandeling van een specifieke bestelling.
Betalingen en afrekeningen: het bedrag en de valuta van de transactie, het betalings-ID en de status van de betaling, factuurgegevens en de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een terugbetaling. De gedetailleerde gegevens van de betaalinstrumenten worden door de betalingsverwerker beheerd binnen het toepassingsgebied van de gekozen betaalmethode.
Gebruik van de website: IP-adres, informatie over het apparaat en de browser, bezochte subpagina’s, duur van het bezoek, verwijzingsbron en uitgevoerde acties, evenals identificatiegegevens van cookies en soortgelijke technologieën. De omvang hangt af van de werking van de diensten en de keuzes met betrekking tot toestemming.
Chatbot: de inhoud van het gesprek, gegevens die vrijwillig in berichten zijn verstrekt en technische informatie die nodig is voor de werking en beveiliging van de applicatie.
We ontvangen gegevens rechtstreeks van de gebruiker, automatisch tijdens het gebruik van de website of via tussenpersonen en systemen waarmee de reservering is gemaakt. Bij het reserveren voor anderen dient u uitsluitend de noodzakelijke gegevens te verstrekken en de deelnemers op de hoogte te stellen van dit beleid.
3. Doelstellingen en rechtsgrondslagen
Reservering en uitvoering van de dienst. Wij verwerken de gegevens om een offerte te doen, een bestelling te accepteren, een cruise of andere dienst uit te voeren, betalingen af te handelen en organisatorische informatie te verstrekken. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG — handelingen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst op verzoek van de gebruiker en de uitvoering van de overeenkomst. De gegevens van de overige deelnemers aan de reservering verwerken wij voor zover dat noodzakelijk is op grond van artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG — het gerechtvaardigd belang dat bestaat in het organiseren van de bestelde dienst.
Contact. Wij beantwoorden vragen en voeren correspondentie op grond van artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG, wanneer deze betrekking hebben op het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst. In overige gevallen is artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG de rechtsgrondslag — het gerechtvaardigd belang dat bestaat in het afhandelen van de correspondentie.
Wettelijke verplichtingen. De gegevens die nodig zijn voor de boekhoudkundige en fiscale afwikkeling en voor het nakomen van verplichtingen in verband met de rechten van klanten, verwerken wij op grond van artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG.
Klachten en vorderingen. De grondslag voor de afhandeling van klachten is artikel 6, lid 1, onder b) of c), van de AVG, afhankelijk van het geval. Het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van vorderingen vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG — het gerechtvaardigd belang dat bestaat in de bescherming van de rechten van de Stichting.
Veiligheid. De technische gegevens die nodig zijn voor het onderhoud van de website, het opsporen van fouten en het tegengaan van misbruik, verwerken wij op grond van artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG — het gerechtvaardigd belang dat bestaat in de bescherming en de correcte werking van de diensten.
Analyses en advertenties. Voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van optionele analyse- en advertentietechnologieën is de juiste toestemming vereist. De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG. De doeleinden omvatten het analyseren van het gebruik van de website, het meten van de effectiviteit van advertenties en het afstemmen van advertenties.
We versturen momenteel geen nieuwsbrieven, promotie-e-mails of sms-berichten. Berichten over bestellingen, betalingen, de datum van de cruise of klachten zijn bedoeld voor de afhandeling van de dienst.
4. Bókun-reserveringen en Stripe-betalingen
Voor het afhandelen van reserveringen maken we gebruik van Bókun. De formulieren kunnen worden weergegeven op galar.org of op de website van de aanbieder. De gegevens worden gebruikt voor zover dat nodig is voor het aannemen van reserveringen, de klantenservice, de uitvoering en de afrekening van de dienst.
Bókun verwerkt gegevens in onze opdracht in het kader van de geleverde dienst en de afspraken inzake gegevensverwerking. De leverancier beschrijft zijn eigen doeleinden voor de verwerking in zijn beleid:
https://www.bokun.io/privacy-policy
Elektronische betalingen worden afgehandeld door Stripe. Deze dienstverlener kan gegevens verwerken als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, onder meer om betalingen uit te voeren, fraude te voorkomen en wettelijke verplichtingen na te komen. Details:
https://stripe.com/privacy
5. Chatbot en kunstmatige intelligentie
De chatbot helpt je bij het verkrijgen van informatie over het aanbod, de beschikbaarheid en reserveringen. De inhoud van de berichten wordt verwerkt door een applicatie die gebruikmaakt van OpenAI-technologie en de diensten van Vercel en Supabase. De informatie die nodig is om de beschikbaarheid te controleren of reserveringen af te handelen, kan worden doorgegeven aan Bókun.
De rechtsgrondslag is artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG, indien het gesprek betrekking heeft op een bestelling of de uitvoering van een dienst, of artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG — het gerechtvaardigd belang dat bestaat uit het beantwoorden van vragen, het beveiligen van de applicatie en het oplossen van storingen in de werking ervan.
Voer geen creditcardnummers, wachtwoorden, gegevens van identiteitsdocumenten of overbodige informatie over uw gezondheid in. De antwoorden worden automatisch gegenereerd en kunnen fouten bevatten. Neem in gevallen die om bevestiging vragen contact met ons op: hello@galar.org.
We hebben een beoogde bewaartermijn van 90 dagen vastgesteld voor gespreksinhoud en bijbehorende logbestanden, te rekenen vanaf het moment van opslag. Het mechanisme voor het verwijderen van gegevens na deze periode wordt momenteel geïmplementeerd; op de datum van deze beleidsupdate kunnen we nog niet bevestigen dat gegevens na 90 dagen automatisch worden verwijderd. Informatie over de huidige opslag van gegevens en verzoeken om verwijdering kunt u richten aan hello@galar.org.
6. Ontvangers van de gegevens
De gegevens kunnen worden verstrekt aan aanbieders van reserveringssystemen, betalingsverwerkers en banken, hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners, boekhoud- en juridische dienstverleners, alsmede tussenpersonen die bij een specifieke reservering betrokken zijn. Overheidsinstanties kunnen de gegevens ontvangen op grond van de wettelijke bepalingen.
In verband met de werking van de website kunnen ook leveranciers van Google- en Meta-tools, Trustindex en diensten die door de chatbot worden gebruikt, gegevens ontvangen. De omvang van het delen van gegevens hangt af van de functies, de configuratie van de diensten en de vereiste toestemmingen.
Partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, ontvangen deze gegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de dienst. Leveranciers die zelf hun doeleinden en verwerkingswijzen bepalen, treden in dit verband op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken.
7. Doorgifte van gegevens buiten de EER
De diensten van internationale aanbieders kunnen gepaard gaan met de doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder naar de Verenigde Staten. Afhankelijk van de dienst geldt dit ook voor de verwerking door onderaannemers of technische toegang tot de gegevens.
Voor een dergelijke doorgifte is een rechtsgrondslag vereist zoals bepaald in hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld een bevoegd besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld, of standaardcontractbepalingen en de vereiste aanvullende waarborgen. Welk mechanisme van toepassing is, hangt af van de ontvanger en de specifieke doorgifte.
Informatie over de ontvangers, landen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot een specifieke dienst, evenals over de mogelijkheid om een kopie van de beveiligingsmaatregelen te ontvangen, is te vinden op hello@galar.org.
8. Hoe lang bewaren we de gegevens?
Wij bewaren de boekingsgegevens zolang als nodig is voor de afhandeling en uitvoering van de overeenkomst, en daarna voor zover dit wettelijk vereist is of nodig is ter bescherming tegen vorderingen.
Wij bewaren de boekhoudkundige en fiscale documentatie gedurende de termijn die is voorgeschreven door de voor het betreffende document geldende regelgeving. Gegevens met betrekking tot vorderingen bewaren wij tot het verstrijken van de betreffende verjaringstermijnen, en bij het instellen van een procedure ook gedurende de tijd die nodig is voor de afronding ervan en de tenuitvoerlegging van de uitspraak.
Wij bewaren de correspondentie zolang als nodig is om de zaak af te handelen. Als het gaat om een overeenkomst, een klacht of vorderingen, hanteren wij de termijn die voor die zaak geldt.
Gegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, bewaren wij totdat de toestemming wordt ingetrokken, de voor de betreffende dienst vastgestelde bewaartermijn is verstreken of het doel van de verwerking eerder is bereikt. Bewijzen van het verlenen en intrekken van toestemming kunnen langer nodig zijn om aan te tonen dat onze activiteiten in overeenstemming zijn met de wetgeving en om ons te beschermen tegen vorderingen.
We bewaren de beveiligingslogboeken zo lang als nodig is om fouten of incidenten op te sporen en op te helderen. De bewaartermijnen van cookies zijn afhankelijk van de werking van de afzonderlijke bestanden; de bewaartermijnen van analytische gegevens zijn afhankelijk van de instellingen van de tool. De regels met betrekking tot chatbotgesprekken worden beschreven in punt 5.
9. Cookies en soortgelijke technologieën
Cookies en soortgelijke technologieën slaan informatie op het apparaat van de gebruiker op of maken toegang mogelijk tot reeds opgeslagen informatie. Ze kunnen worden gebruikt voor de werking van de website en het reserveringsproces, het onthouden van instellingen, het analyseren van het websiteverkeer en het meten van de effectiviteit van advertenties. Apparaat-ID’s en informatie over activiteiten kunnen persoonsgegevens zijn.
De noodzakelijke technologieën dienen de door de gebruiker gewenste functies, de veiligheid en het onthouden van beslissingen inzake toestemming. Toestemming voor het opslaan of uitlezen is uitsluitend niet vereist voor zover dit valt onder de wettelijke uitzondering voor noodzakelijke technologieën.
Functionele technologieën slaan aanvullende voorkeuren op. Indien deze niet noodzakelijk zijn voor de gewenste dienst, is hiervoor de juiste toestemming vereist.
Analysetechnologieën, waaronder Google Analytics 4, worden gebruikt voor het analyseren van bezoeken en gebeurtenissen, ook met betrekking tot reserveringen. De advertentietechnologieën van Google Ads en Meta worden gebruikt voor het meten van de effectiviteit van campagnes, het samenstellen van doelgroepen en het afstemmen van advertenties. Voor optionele technologieën is de juiste toestemming vereist.
Bókun-formulieren, Trustindex-beoordelingen, Google Maps en andere externe inhoud kunnen na het laden het IP-adres en technische gegevens doorgeven aan de aanbieder en gebruikmaken van cookies of soortgelijke technologieën. De vereisten met betrekking tot toestemming zijn afhankelijk van de manier waarop de betreffende dienst werkt.
Cookies kunnen sessiecookies zijn of gedurende een bepaalde tijd op het apparaat blijven staan. De daadwerkelijke geldigheidsduur hangt af van de aanbieder, het bestand en de instellingen van de dienst. Informatie over de gebruikte technologieën en geldigheidsduur is te vinden op hello@galar.org.
10. Beheer van toestemmingen
Toestemming voor optionele technologieën is vrijwillig. U kunt bepaalde categorieën accepteren, optionele technologieën weigeren en uw keuze later wijzigen. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
U kunt het keuzemenu opnieuw openen via de link ‘Cookie-instellingen’ bovenaan deze pagina. U kunt cookies ook verwijderen en blokkeren in uw browser. Het blokkeren van noodzakelijke technologieën kan de werking van bepaalde functies, waaronder het reserveren, bemoeilijken.
11. Vrijwilligheid van het verstrekken van gegevens
Het verstrekken van gegevens is in principe vrijwillig, maar sommige gegevens zijn nodig voor het beantwoorden van vragen, het maken van reserveringen, het verlenen van diensten, het verrichten van betalingen of het opstellen van facturen. Als de benodigde gegevens ontbreken, kan dit de uitvoering van de betreffende handeling verhinderen. Verplichte velden zijn in de formulieren gemarkeerd.
Toestemming voor optionele analyse en advertenties is geen voorwaarde voor het boeken van een cruise.
12. Rechten van de gebruiker
In de gevallen die in de AVG zijn vastgelegd, hebt u recht op inzage in uw gegevens en het ontvangen van een kopie daarvan, op rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en gegevensoverdrachtsrecht. Het gegevensoverdrachtsrecht heeft betrekking op gegevens die door de gebruiker zijn verstrekt en die op geautomatiseerde wijze worden verwerkt op basis van toestemming of een overeenkomst.
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing, met inbegrip van daarmee verband houdende profilering; na uw bezwaar zullen de gegevens niet meer voor dit doel worden verwerkt.
De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Het verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer het verder bewaren ervan voortvloeit uit een wettelijke verplichting of nodig is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van vorderingen.
Aanvragen dienen te worden gericht aan hello@galar.org. Bij gerechtvaardigde twijfels over de identiteit kunnen wij om informatie vragen die nodig is om deze te bevestigen. Wij reageren zonder onnodige vertraging, in de regel binnen een maand. Over een toegestane verlenging van de termijn en de redenen daarvoor informeren wij u binnen de eerste maand.
Er kan een klacht worden ingediend bij de voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens. Informatie:
https://uodo.gov.pl
13. Profileringspraktijken en geautomatiseerde besluitvorming
Reclametools kunnen, na het verkrijgen van de vereiste toestemming, gebruikers op basis van hun activiteiten aan doelgroepen toewijzen. Dit kan neerkomen op profilering met het oog op het afstemmen van advertenties.
Wij nemen ten aanzien van gebruikers geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben of op vergelijkbare wijze een aanzienlijke invloed op hen hebben. Het feit dat een chatbot automatisch antwoorden genereert, betekent op zich nog niet dat dergelijke beslissingen worden genomen.
14. Beveiliging en updates
Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s, om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. De omvang van de toegang stemmen wij af op de taken van de personen en entiteiten die de diensten verzorgen. Geen enkel informatiesysteem biedt volledige veiligheidsgaranties.
We werken dit beleid bij wanneer er wijzigingen optreden in onze diensten, de wijze van verwerking of de wetgeving. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan het document vermeld. Indien een wijziging aanvullende informatie of een nieuwe toestemming vereist, zullen we de nodige maatregelen nemen voordat we beginnen met de verwerking waarvoor deze informatie of toestemming nodig is.