Tietosuoja- ja evästekäytäntö
Päivämäärä: 3. lokakuuta 2026
1. Tietojen käsittelijä ja yhteystiedot
Sivuston https://www.galar.org käytön, meihin ottamisen yhteyden sekä palvelujen varaamisen ja toteuttamisen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä on Fundacja „Galar Gdański”, osoite ul. Szafarnia 11/F8, 80-755 Gdańsk, NIP: 9571101331, jäljempänä ”säätiö” tai ”me”.
Henkilötietoja ja oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa voit ottaa meihin yhteyttä osoitteeseen hello@galar.org tai postitse säätiön osoitteeseen.
Tämä tietosuojakäytäntö koskee säätiön suorittamaa tietojen käsittelyä. Ulkoiset palveluntarjoajat voivat käsitellä tiettyjä tietoja myös erillisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
2. Mitä tietoja käsittelemme?
Tietojen laajuus riippuu siitä, miten palveluitamme käytetään. Kaikkia kuvattuja tietoja ei tarvitse antaa joka kerta, kun sivustoa käytetään.
Yhteystiedot: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viestin sisältö sekä lähetettyjen liitteiden tiedot.
Varaukset: varaajan tiedot, yhteystiedot, valittu palvelu ja ajankohta, osallistujien lukumäärä, lippuluokat, kieli sekä muut kyseisen tilauksen käsittelyyn tarvittavat tiedot.
Maksut ja tilitykset: tapahtuman arvo ja valuutta, maksun tunniste ja tila, laskutustiedot sekä palautuksen suorittamiseen tarvittavat tiedot. Maksuvälineiden yksityiskohtaiset tiedot käsittelee maksupalveluntarjoaja valitun maksutavan mukaisella tavalla.
Sivuston käyttö: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, vieraillut alasivut, vierailun kesto, saapumislähde ja suoritetut toimet sekä evästeiden ja vastaavien tekniikoiden tunnisteet. Tietojen laajuus riippuu palveluiden toiminnasta ja suostumusta koskevista valinnoista.
Chatbot: keskustelun sisältö, viesteissä vapaaehtoisesti toimitetut tiedot sekä sovelluksen toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömät tekniset tiedot.
Saamme tiedot suoraan käyttäjältä, automaattisesti palvelun käytön yhteydessä tai välittäjiltä ja järjestelmistä, joiden kautta varaus on tehty. Kun teet varauksen muiden henkilöiden puolesta, ilmoita vain tarvittavat tiedot ja kerro osallistujille tästä tietosuojakäytännöstä.
3. Tavoitteet ja oikeusperusta
Varaus ja palvelun suorittaminen. Käsittelemme tietoja tarjouksen esittämiseksi, tilauksen vastaanottamiseksi, risteilyn tai muun palvelun toteuttamiseksi, maksujen käsittelyä varten sekä organisatoristen tietojen välittämiseksi. Oikeusperustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta – sopimuksen tekemistä edeltävät toimet käyttäjän pyynnöstä sekä sopimuksen täytäntöönpano. Käsittelemme muiden varauksen osanottajien tietoja tarvittavassa laajuudessa GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella – perusteltu etu, joka liittyy tilatun palvelun järjestämiseen.
Yhteystiedot. Vastaamme tiedusteluihin ja hoidamme kirjeenvaihtoa GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella, kun ne liittyvät sopimuksen tekemiseen tai täytäntöönpanoon. Muissa tapauksissa oikeusperusteena on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta – kirjeenvaihdon hoitamiseen liittyvä oikeutettu etu.
Lakisääteiset velvollisuudet. Käsittelemme kirjanpitoon ja verotukseen tarvittavia tietoja sekä asiakkaiden oikeuksiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseen tarvittavia tietoja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla.
Valitukset ja korvausvaatimukset. Valitusten käsittelyn perustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b tai c alakohta, tapauksesta riippuen. Vaatimusten määrittäminen, tutkiminen ja puolustaminen tapahtuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella – säätiön oikeuksien suojeluun perustuvan oikeutetun edun nojalla.
Turvallisuus. Käsittelemme sivuston ylläpitoon, virheiden havaitsemiseen ja väärinkäytösten torjumiseen tarvittavia teknisiä tietoja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla – palvelujen suojeluun ja moitteettomaan toimintaan perustuvan oikeutetun edun perusteella.
Analytiikka ja mainonta. Henkilötietojen käsittely, joka perustuu valinnaisiin analytiikka- ja mainostustekniikoihin, edellyttää asianmukaista suostumusta. Oikeusperustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta. Tarkoituksina ovat verkkosivuston käytön analysointi, mainosten tehokkuuden mittaaminen ja mainosten kohdentaminen.
Emme tällä hetkellä lähetä uutiskirjeitä tai mainosviestejä sähköpostitse tai tekstiviesteinä. Tilauksia, maksuja, matkan ajankohtaa tai reklamaatioita koskevat viestit liittyvät palvelun hallinnointiin.
4. Bókun-varaukset ja Stripe-maksut
Käytämme varauksien käsittelyyn Bókun-palvelua. Lomakkeet voivat näkyä sivustolla galar.org tai palveluntarjoajan sivustolla. Tietoja käytetään siinä laajuudessa kuin on tarpeen varauksen vastaanottamiseksi, asiakaspalvelun hoitamiseksi sekä palvelun toteuttamiseksi ja laskutukseksi.
Bókun käsittelee tietoja puolestamme palvelun puitteissa ja tietojen käsittelyä koskevien sopimusten mukaisesti. Palveluntarjoaja kuvailee omat käsittelytarkoituksensa tietosuojakäytännössään:
https://www.bokun.io/privacy-policy
Sähköiset maksut hoitaa Stripe. Palveluntarjoaja voi käsitellä tietoja erillisenä rekisterinpitäjänä muun muassa maksujen suorittamiseksi, petosten ehkäisemiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Lisätietoja:
https://stripe.com/privacy
5. Chatbot ja tekoäly
Chatbot auttaa saamaan tietoa tarjonnasta, saatavuudesta ja varauksista. Viestien sisältö käsitellään sovelluksessa, joka hyödyntää OpenAI-tekniikkaa sekä Vercel- ja Supabase-palveluita. Saatavuuden tarkistamiseen tai varauksien käsittelyyn tarvittavat tiedot voidaan välittää Bókunille.
Oikeusperustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, jos keskustelu koskee tilauksen tekemistä tai palvelun suorittamista, tai GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta – perusteltu etu, joka liittyy vastausten antamiseen, sovelluksen suojaamiseen ja sen toimintavirheiden selvittämiseen.
Älä syötä maksukorttien numeroita, salasanoja, henkilöllisyystodistusten tietoja tai tarpeettomia terveystietoja. Vastaukset generoidaan automaattisesti, ja niissä voi olla virheitä. Jos asia vaatii vahvistusta, ota yhteyttä: hello@galar.org.
Olemme asettaneet keskustelujen sisällön ja niihin liittyvien lokitietojen säilytysajaksi 90 päivää niiden tallentamisesta. Tämän ajanjakson jälkeistä poistomekanismia ollaan parhaillaan ottamassa käyttöön; tämän käytäntöpäivityksen julkaisupäivänä emme vielä voi vahvistaa, että tiedot poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua. Tiedot nykyisestä tietojen säilyttämisestä sekä poistopyynnöt voi lähettää osoitteeseen hello@galar.org.
6. Tietojen vastaanottajat
Tietoja voivat saada varausjärjestelmien toimittajat, maksupalvelujen tarjoajat ja pankit, hosting-, sähköposti- ja IT-palvelujen toimittajat, kirjanpito- ja lakiasiainpalvelujen tarjoajat sekä kyseiseen varaukseen osallistuvat välittäjät. Viranomaiset voivat saada tietoja lainsäädännössä säädettyjen periaatteiden mukaisesti.
Sivuston toiminnan yhteydessä tietojen vastaanottajia voivat olla myös Googlen ja Metan työkalujen sekä Trustindexin toimittajat ja chatbotin käyttämien palveluiden tarjoajat. Tietojen jakamisen laajuus riippuu toiminnoista, palveluiden asetuksista ja vaadituista suostumuksista.
Tietojen käsittelijät, jotka toimivat toimeksiannostamme, saavat tietoja siinä laajuudessa kuin palvelun suorittaminen edellyttää. Palveluntarjoajat, jotka määrittelevät itse käsittelyn tarkoitukset ja menetelmät, toimivat tässä suhteessa erillisinä rekisterinpitäjinä.
7. Tietojen siirtäminen ETA:n ulkopuolelle
Kansainvälisten palveluntarjoajien palveluihin voi liittyä tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mukaan lukien Yhdysvaltoihin. Palvelusta riippuen tämä koskee myös alihankkijoiden suorittamaa tietojen käsittelyä tai teknistä pääsyä tietoihin.
Tällainen siirto edellyttää GDPR:n V luvussa säädettyä oikeusperustaa, esimerkiksi Euroopan komission asianmukaista päätöstä, jossa todetaan suojan tason olevan riittävä, tai vakiosopimuslausekkeita ja vaadittavia lisäsuojatoimia. Sopiva menettelytapa riippuu vastaanottajasta ja kyseisestä siirrosta.
Tietoa tietyn palvelun vastaanottajista, maista ja suojatoimenpiteistä sekä mahdollisuudesta saada kopio suojatoimenpiteistä saa osoitteesta hello@galar.org.
8. Kuinka kauan säilytämme tietoja?
Säilytämme varaus tietoja niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen hoitamiseksi ja täytäntöönpanemiseksi, ja sen jälkeen niin kauan kuin lainsäädäntö sitä edellyttää tai kuin on tarpeen vahingonkorvausvaatimuksilta suojautumiseksi.
Säilytämme kirjanpito- ja verodokumentaatiota kyseistä asiakirjaa koskevien säännösten edellyttämän ajan. Vahingonkorvausvaatimuksiin liittyviä tietoja säilytämme asianmukaisten vanhentumisaikojen umpeutumiseen asti, ja jos oikeudenkäynti on aloitettu, myös sen päättämiseen ja ratkaisun täytäntöönpanoon tarvittavan ajan.
Säilytämme kirjeenvaihtoa niin kauan kuin asian käsittely vaatii. Jos kyseessä on sopimus, valitus tai korvausvaatimus, noudatamme kyseiseen asiaan sovellettavaa säilytysaikaa.
Säilytämme yksinomaan suostumuksen perusteella käsiteltyjä tietoja siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan, kyseiselle palvelulle määritelty säilytysaika päättyy tai käsittelyn tarkoitus täyttyy ennenaikaisesti. Todisteita suostumuksen antamisesta ja peruuttamisesta saatetaan tarvita pidempään, jotta voidaan osoittaa toiminnan olevan säännösten mukaista ja suojautua mahdollisilta vaateilta.
Säilytämme turvallisuuslokit niin kauan kuin on tarpeen virheiden tai poikkeustapahtumien havaitsemiseksi ja selvittämiseksi. Evästeiden voimassaoloajat määräytyvät kunkin evästeen toiminnan mukaan; analytiikkatietojen säilytysajat riippuvat työkalun asetuksista. Chatbot-keskusteluja koskevat säännöt on kuvattu kohdassa 5.
9. Evästeet ja vastaavat tekniikat
Evästeet ja vastaavat tekniikat tallentavat tietoja käyttäjän laitteelle tai mahdollistavat pääsyn jo tallennettuihin tietoihin. Niitä voidaan käyttää verkkosivuston ja varauksien toimintaan, asetusten muistamiseen, liikenteen analysointiin ja mainonnan mittaamiseen. Laitetunnisteet ja toimintaa koskevat tiedot voivat olla henkilötietoja.
Välttämättömät teknologiat palvelevat käyttäjän pyytämiä toimintoja, tietoturvaa ja suostumuspäätösten tallentamista. Suostumusta tietojen tallentamiseen tai lukemiseen ei vaadita ainoastaan siinä laajuudessa, joka kuuluu välttämättömiä teknologioita koskevan lakisääteisen poikkeuksen piiriin.
Toiminnalliset teknologiat tallentavat lisäasetuksia. Jos ne eivät ole välttämättömiä halutun palvelun tarjoamiseksi, niiden käyttö edellyttää asianmukaista suostumusta.
Analytiikkateknologiat, mukaan lukien Google Analytics 4, käytetään käyntien ja tapahtumien analysointiin, myös varauksiin liittyvien. Google Ads- ja Meta-mainostusteknologiat käytetään kampanjoiden tehokkuuden mittaamiseen, kohderyhmien luomiseen ja mainosten kohdentamiseen. Valinnaiset teknologiat edellyttävät asianmukaista suostumusta.
Bókun-lomakkeet, Trustindex-arvostelut, Google Maps ja muut ulkoiset sisällöt voivat latautuessaan välittää palveluntarjoajalle IP-osoitteen ja teknisiä tietoja sekä käyttää evästeitä tai vastaavia tekniikoita. Suostumusta koskevat vaatimukset riippuvat kyseisen palvelun toimintatavasta.
Evästeet voivat olla istuntokohtaisia tai ne voivat jäädä laitteelle tietyn ajan. Todelliset voimassaoloajat riippuvat palveluntarjoajasta, tiedostosta ja palvelun asetuksista. Tietoa käytetyistä tekniikoista ja voimassaoloajoista löytyy osoitteesta hello@galar.org.
10. Suostumusten hallinta
Valinnaisten teknologioiden suostumukset ovat vapaaehtoisia. Voit hyväksyä valitut luokat, hylätä valinnaiset teknologiat ja muuttaa valintaasi myöhemmin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
Valintapaneelin voi avata uudelleen tämän sivun alussa olevan ”Evästeasetukset”-linkin kautta. Evästeitä voi myös poistaa ja estää selaimessa. Tarpeellisten teknologioiden estäminen voi haitata tiettyjen toimintojen, kuten varauksien, toimintaa.
11. Tietojen antamisen vapaaehtoisuus
Tietojen antaminen on periaatteessa vapaaehtoista, mutta joitakin tietoja tarvitaan vastauksen antamiseen, varauksen tekemiseen, palvelun toteuttamiseen, maksun suorittamiseen tai laskun laatimiseen. Tarvittavien tietojen puuttuminen voi estää kyseisen toiminnon suorittamisen. Pakolliset kentät on merkitty lomakkeisiin.
Suostumus valinnaisiin analytiikka- ja mainostarkoituksiin ei ole matkan ostamisen ehto.
12. Käyttäjän oikeudet
GDPR:ssä määritellyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja saada niistä kopio, oikaista niitä, poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä sekä siirtää ne. Siirto koskee käyttäjän toimittamia tietoja, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
Oikeutettuun etuun perustuvaan tietojen käsittelyyn voi esittää vastalauseen erityistilanteeseen liittyvistä syistä. Suoramarkkinointia, mukaan lukien siihen liittyvää profilointia, vastaan voi esittää vastalauseen milloin tahansa; vastalauseen esittämisen jälkeen tietoja ei enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.
Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa. Tietojen poistaminen ei aina ole mahdollista, esimerkiksi silloin, kun niiden säilyttäminen on lakisääteinen velvollisuus tai kun se on tarpeen vaatimusten vahvistamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Hakemukset on lähetettävä osoitteeseen hello@galar.org. Jos henkilöllisyydestä on perusteltuja epäilyjä, voimme pyytää sen vahvistamiseksi tarvittavia tietoja. Vastaamme ilman tarpeetonta viivytystä, yleensä kuukauden kuluessa. Ilmoitamme määräajan sallitusta pidentämisestä ja sen syistä ensimmäisen kuukauden kuluessa.
Valituksen voi tehdä henkilötietojen suojeluviraston johtajalle. Lisätietoja:
https://uodo.gov.pl
13. Profiilien luominen ja automaattiset päätökset
Mainostyökalut voivat, saatuaan tarvittavan suostumuksen, luokitella käyttäjiä kohderyhmiin heidän aktiivisuutensa perusteella. Tämä voi olla profilointia, jonka tarkoituksena on räätälöidä mainoksia.
Emme tee käyttäjien osalta päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automatisoituun käsittelyyn ja joilla on oikeudellisia vaikutuksia tai jotka vaikuttavat heihin vastaavalla tavalla merkittävästi. Se, että chatbot tuottaa vastauksia automaattisesti, ei sinänsä tarkoita tällaisten päätösten tekemistä.
14. Turvallisuus ja päivitykset
Käytämme tietojen luonteeseen ja riskeihin sopivia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojataksemme tietoja luvattomalta pääsyltä, katoamiselta, muuttamiselta tai paljastamiselta. Määritämme käyttöoikeuksien laajuuden palveluja hoitavien henkilöiden ja tahojen tehtävien mukaisesti. Mikään tietojärjestelmä ei voi taata täydellistä turvallisuutta.
Päivitämme tämän käytännön, jos palveluihin, käsittelytapoihin tai säädöksiin tulee muutoksia. Päivämäärä on merkitty asiakirjan alkuun. Jos muutos edellyttää lisätietoja tai uutta suostumusta, ryhdymme tarvittaviin toimenpiteisiin ennen kuin aloitamme kyseisiä tietoja tai suostumusta edellyttävän käsittelyn.