Integritets- och cookiepolicy
Uppdateringsdatum: 3 oktober 2026
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Den registeransvarige för de personuppgifter som behandlas i samband med användningen av webbplatsen https://www.galar.org, kontakter med oss samt bokning och tillhandahållande av tjänster är stiftelsen ”Galar Gdański”, ul. Szafarnia 11/F8, 80-755 Gdańsk, NIP: 9571101331, nedan kallad ”stiftelsen” eller ”vi”.
I frågor som rör personuppgifter och utövandet av dina rättigheter kan du kontakta oss på adressen hello@galar.org eller per brev till stiftelsens adress.
Denna policy gäller stiftelsens behandling av personuppgifter. Externa tjänsteleverantörer kan också behandla vissa uppgifter i egenskap av separata personuppgiftsansvariga, i enlighet med sina egna integritetspolicyer.
2. Vilka uppgifter behandlar vi?
Omfattningen av uppgifterna beror på hur du använder våra tjänster. Det är inte nödvändigt att ange alla beskrivna uppgifter vid varje besök på webbplatsen.
Kontaktuppgifter: för- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, innehållet i korrespondensen samt informationen i de bifogade filerna.
Bokningar: uppgifter om den som bokar, kontaktuppgifter, vald tjänst och datum, antal deltagare, biljettkategorier, språk samt övriga uppgifter som behövs för att hantera den aktuella beställningen.
Betalningar och avräkningar: transaktionsbelopp och valuta, betalnings-ID och status, fakturauppgifter samt uppgifter som krävs för att genomföra en återbetalning. Detaljerade uppgifter om betalningsinstrument hanteras av betalningsoperatören i den utsträckning som gäller för den valda metoden.
Användning av webbplatsen: IP-adress, information om enheten och webbläsaren, besökta undersidor, besökstid, hänvisningskälla och utförda åtgärder samt identifierare för cookies och liknande tekniker. Omfattningen beror på tjänsternas funktion och de val som gjorts avseende samtycke.
Chatbot: samtalsinnehåll, uppgifter som frivilligt lämnats i meddelanden samt teknisk information som krävs för applikationens funktion och säkerhet.
Uppgifterna erhålls direkt från användaren, automatiskt när denne använder webbplatsen eller från mellanhänder och system genom vilka bokningen har gjorts. Vid bokning för andra personer ska endast nödvändiga uppgifter anges och deltagarna ska informeras om denna policy.
3. Mål och rättsliga grunder
Bokning och utförande av tjänsten. Vi behandlar uppgifterna i syfte att lämna ett erbjudande, ta emot en beställning, genomföra en kryssning eller annan tjänst, hantera betalningar och förmedla organisatorisk information. Rättslig grund är artikel 6.1 b i GDPR – åtgärder före ingåendet av ett avtal på användarens begäran samt fullgörande av avtalet. Vi behandlar uppgifter om övriga deltagare i bokningen i nödvändig utsträckning på grundval av artikel 6.1 f i GDPR – berättigat intresse som består i att organisera den beställda tjänsten.
Kontakt. Vi besvarar förfrågningar och sköter korrespondens på grundval av artikel 6.1 b i GDPR när dessa avser ingående eller fullgörande av ett avtal. I övriga fall utgör artikel 6.1 f i GDPR den rättsliga grunden – ett berättigat intresse som består i att hantera korrespondensen.
Rättsliga skyldigheter. Vi behandlar de uppgifter som behövs för bokföring och skatteavräkning samt för att fullgöra våra skyldigheter i samband med kundernas rättigheter på grundval av artikel 6.1 c i GDPR.
Reklamationer och anspråk. Grunden för hanteringen av reklamationer är artikel 6.1 b eller c i GDPR, beroende på ärendet. Fastställande, utredning och försvar av anspråk sker på grundval av artikel 6.1 f i GDPR – ett berättigat intresse som består i att skydda stiftelsens rättigheter.
Säkerhet. Vi behandlar de tekniska uppgifter som behövs för att underhålla webbplatsen, upptäcka fel och förebygga missbruk på grundval av artikel 6.1 f i GDPR – ett berättigat intresse som består i att skydda tjänsterna och säkerställa att de fungerar korrekt.
Analys och annonser. Behandling av personuppgifter som bygger på valfria analys- och annonseringstekniker kräver lämpligt samtycke. Rättsgrunden är artikel 6.1 a i GDPR. Syftena omfattar analys av webbplatsanvändningen, mätning av annonsernas effektivitet och anpassning av annonser.
Vi skickar för närvarande varken nyhetsbrev, reklammeddelanden via e-post eller SMS. Meddelanden om beställningar, betalningar, avresetider eller reklamationer syftar till att hantera tjänsten.
4. Bokningar via Bókun och betalningar via Stripe
Vi använder Bókun för att hantera bokningar. Formulären kan visas på galar.org eller på leverantörens webbplats. Uppgifterna används i den utsträckning som krävs för att ta emot bokningar, hantera kundärenden samt genomföra och fakturera tjänsten.
Bókun behandlar uppgifter för vår räkning inom ramen för den tjänst som tillhandahålls och enligt överenskommelserna om databehandling. Leverantören beskriver sina egna syften med behandlingen i sin integritetspolicy:
https://www.bokun.io/privacy-policy
Elektroniska betalningar hanteras av Stripe. Leverantören kan behandla uppgifter i egenskap av separat personuppgiftsansvarig, bland annat för att genomföra betalningar, förebygga bedrägerier och fullgöra lagstadgade skyldigheter. Mer information:
https://stripe.com/privacy
5. Chatbot och artificiell intelligens
Chatboten hjälper dig att få information om utbud, tillgänglighet och bokningar. Meddelandena bearbetas av en applikation som använder OpenAI-teknik samt tjänsterna Vercel och Supabase. Den information som behövs för att kontrollera tillgänglighet eller hantera bokningar kan vidarebefordras till Bókun.
Grunden är artikel 6.1 b i GDPR, om samtalet avser en beställning eller utförandet av en tjänst, eller artikel 6.1 f i GDPR – ett berättigat intresse som består i att besvara frågor, skydda applikationen och utreda fel i dess funktion.
Ange inte betalkortsnummer, lösenord, uppgifter från identitetshandlingar eller onödig information om hälsa. Svaren genereras automatiskt och kan innehålla fel. I ärenden som kräver bekräftelse ber vi dig kontakta: hello@galar.org.
Vi har fastställt en målperiod för lagring av samtalsinnehåll och tillhörande loggar på 90 dagar från det att de sparats. En mekanism för radering efter denna period håller på att införas; vid tidpunkten för uppdateringen av policyn kan vi ännu inte bekräfta att data raderas automatiskt efter 90 dagar. Frågor om aktuell datalagring samt begäran om radering kan skickas till hello@galar.org.
6. Mottagare av uppgifterna
Uppgifterna kan lämnas ut till leverantörer av bokningssystem, betalningsförmedlare och banker, leverantörer av webbhotell, e-post- och IT-tjänster, bokförings- och juridiska tjänster samt mellanhänder som är inblandade i en specifik bokning. Offentliga myndigheter kan erhålla uppgifterna i enlighet med gällande lagstiftning.
I samband med webbplatsens drift kan även leverantörer av verktyg från Google och Meta, Trustindex samt tjänster som används av chatboten vara mottagare av uppgifterna. Omfattningen av informationsdelningen beror på funktioner, tjänsternas konfiguration och nödvändiga samtycken.
De aktörer som behandlar uppgifter på vårt uppdrag erhåller dessa i den utsträckning som krävs för att utföra tjänsten. Leverantörer som själva fastställer sina egna syften och metoder för behandlingen agerar i detta avseende som separata personuppgiftsansvariga.
7. Överföring av uppgifter utanför EES
Tjänster från internationella leverantörer kan innebära att uppgifter överförs utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, däribland till USA. Beroende på vilken tjänst det gäller kan detta även omfatta behandling av uppgifter av underleverantörer eller teknisk åtkomst till uppgifterna.
En sådan överföring kräver en rättslig grund enligt kapitel V i GDPR, t.ex. ett beslut från Europeiska kommissionen om att en adekvat skyddsnivå föreligger eller standardavtalsklausuler och nödvändiga ytterligare skyddsåtgärder. Vilken mekanism som är lämplig beror på mottagaren och den specifika överföringen.
Information om mottagare, länder och säkerhetsåtgärder som gäller en viss tjänst samt om möjligheten att få en kopia av säkerhetsåtgärderna finns på hello@galar.org.
8. Hur länge lagrar vi uppgifterna?
Vi lagrar bokningsuppgifterna så länge som krävs för att hantera och fullgöra avtalet, och därefter i den utsträckning som krävs enligt lag eller för att skydda oss mot anspråk.
Vi bevarar bokförings- och skattedokumentationen under den tid som krävs enligt de bestämmelser som gäller för respektive dokument. Uppgifter som rör fordringar bevarar vi till dess att de tillämpliga preskriptionstiderna har löpt ut, och vid inledande av ett förfarande även under den tid som krävs för att avsluta förfarandet och verkställa beslutet.
Vi sparar korrespondensen så länge som det krävs för att hantera ärendet. Om det gäller ett avtal, ett reklamationsärende eller ett skadeståndskrav tillämpar vi den tidsfrist som gäller för det aktuella ärendet.
Uppgifter som behandlas uteslutande på grundval av samtycke lagrar vi tills samtycket återkallas, den lagringstid som fastställts för den aktuella tjänsten löper ut eller syftet med behandlingen upphör i förtid. Bevis på att samtycke har givits och återkallats kan behövas under en längre tid för att kunna visa att verksamheten är förenlig med gällande bestämmelser och för att skydda oss mot anspråk.
Vi lagrar säkerhetsloggar under den tid som krävs för att upptäcka och utreda fel eller incidenter. Lagringstiden för cookies beror på hur de enskilda filerna fungerar; lagringstiden för analysdata beror på verktygets inställningar. Reglerna för chatbot-konversationer beskrivs i punkt 5.
9. Cookies och liknande tekniker
Cookies och liknande tekniker lagrar information på användarens enhet eller möjliggör åtkomst till information som redan lagrats. De kan användas för att webbplatsen ska fungera och för bokningar, för att spara inställningar, för att analysera trafiken och för att mäta annonsers effektivitet. Enhets-ID:n och information om aktivitet kan utgöra personuppgifter.
Nödvändiga tekniker används för att tillhandahålla de funktioner som användaren efterfrågar, för säkerhet och för att lagra beslut om samtycke. Samtycke till lagring eller läsning krävs inte endast i den utsträckning som omfattas av det lagstadgade undantaget för nödvändiga tekniker.
Funktionstekniker lagrar ytterligare inställningar. Om dessa inte är nödvändiga för den begärda tjänsten krävs ett särskilt samtycke.
Analysverktyg, däribland Google Analytics 4, används för att analysera besök och händelser, även sådana som rör bokningar. Annonseringsteknikerna Google Ads och Meta används för att mäta kampanjernas effektivitet, skapa målgrupper och anpassa annonser. Valfria tekniker kräver lämpligt samtycke.
Bókun-formulär, Trustindex-omdömen, Google Maps och annat externt innehåll kan, när de laddas in, överföra IP-adresser och tekniska uppgifter till leverantören samt använda cookies eller liknande teknik. Kraven på samtycke beror på hur den aktuella tjänsten fungerar.
Cookies kan vara sessionscookies eller lagras på enheten under en viss tid. De faktiska lagringstiderna beror på leverantören, filen och tjänstens inställningar. Information om vilka tekniker som används och lagringstiderna finns på hello@galar.org.
10. Hantering av samtycken
Samtycke till valfria tekniker är frivilligt. Du kan godkänna utvalda kategorier, avvisa valfria tekniker och senare ändra ditt val. Att återkalla samtycket påverkar inte lagligheten av den behandling som skett före återkallandet.
Du kan öppna inställningspanelen igen via länken ”Cookie-inställningar” högst upp på denna sida. Du kan också radera och blockera cookies i din webbläsare. Om du blockerar nödvändiga tekniker kan det leda till att vissa funktioner, däribland bokningar, inte fungerar som de ska.
11. Frivillighet vid lämnande av uppgifter
Det är i princip frivilligt att lämna uppgifter, men vissa uppgifter krävs för att kunna svara, göra en bokning, utföra en tjänst, genomföra en betalning eller utfärda en faktura. Om nödvändiga uppgifter saknas kan det hända att den aktuella åtgärden inte kan genomföras. Obligatoriska fält är markerade i formulären.
Samtycke till valfri analys och reklam är inte ett villkor för att köpa en kryssning.
12. Användarens rättigheter
I de fall som anges i GDPR har du rätt att få tillgång till uppgifterna och erhålla en kopia av dem, samt rätt till rättelse, radering, begränsning av behandlingen och överföring av uppgifterna. Överföringen avser uppgifter som tillhandahållits av användaren och som behandlas automatiserat på grundval av samtycke eller avtal.
Man kan invända mot behandling som grundar sig på ett berättigat intresse av skäl som hänför sig till en särskild situation. Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring, inklusive därmed sammanhängande profilering; efter att du har invänt kommer uppgifterna inte att behandlas för detta ändamål.
Samtycket kan återkallas när som helst. Det är inte alltid möjligt att radera uppgifterna, t.ex. när fortsatt lagring krävs enligt lag eller är nödvändig för att fastställa, driva eller försvara rättsliga anspråk.
Ansökningar ska skickas till hello@galar.org. Vid berättigade tvivel om identiteten kan vi begära de uppgifter som behövs för att bekräfta den. Vi svarar utan onödigt dröjsmål, i regel inom en månad. Om en tillåten förlängning av tidsfristen och skälen till denna informerar vi inom den första månaden.
Man kan lämna in ett klagomål till ordföranden för Dataskyddsmyndigheten. Information:
https://uodo.gov.pl
13. Profilering och automatiska beslut
Efter att ha erhållit erforderligt samtycke kan annonsverktyg placera användare i målgrupper utifrån deras aktivitet. Detta kan utgöra profilering i syfte att anpassa annonser.
Vi fattar inga beslut som rör användarna och som uteslutande baseras på automatiserad behandling och som medför rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligt påverkar dem. Att en chatbot automatiskt genererar svar innebär inte i sig att sådana beslut fattas.
14. Säkerhet och uppdateringar
Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder som är anpassade efter uppgifternas karaktär och risknivån för att skydda uppgifterna mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller avslöjande. Åtkomstbehörigheten anpassas efter de uppgifter som de personer och enheter som hanterar tjänsterna har. Inget IT-system kan garantera fullständig säkerhet.
Vi uppdaterar policyn vid förändringar av tjänster, behandlingsmetoder eller lagstiftning. Uppdateringsdatumet anges i början av dokumentet. Om en förändring kräver ytterligare information eller ett nytt samtycke kommer vi att vidta lämpliga åtgärder innan vi påbörjar den behandling som kräver denna information eller detta samtycke.